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中科院探索“制度+科技”内控模式

    为贯彻落实财政部颁布的《行政事业单位内部控制规范(试行)》,中国科学院成立了内控规范编写小组,研究发布了《中国科学院所属单位经济活动内部控制规范(试行)》(下称“《规范》”),指导和规范全院内控体系建设。在规范推广实施过程中,结合科研工作特点,中科院探索实施了“制度+科技”的内控模式。现以上海药物研究所为例,介绍“制度+科技”内部控制模式的实施方式以及取得的成效。
   
多举措探索“制度+科技”内控模式
    上海药物研究所针对试剂、耗材采购资金体量大、责任主体多、品种类别多、供货商繁杂、交易频繁等特点,将制度反腐与科技防腐有机结合,一手抓流程再造,提高制度的可操作性;一手抓科技管理模式的开发,积极探索“制度+科技”的风险防范模式。
    一是建立责任明确、流程清晰的采购制度。上海药物所制定    了《上海药物所科研材料采购管理办法》,以进一步完善原有采购流程,明确分级审批过程中每一个流程节点的工作任务、主要风险、关键控制、工作标准、责任人、实施证据、制度依据等,并形成了内部控制流程图,以使风险防范可检查、可追溯。
    二是实现试剂、耗材采购的网络化管理。上海药物所根据制度和流程建立了中国科学院上海药物研究所科研材料采购平台(PMS),并运用科技手段将流程图和控制文档植入网络管理系统,把文字文本变成具有较强可控性的操作系统。PMS实现了整个采购流程网上运行,使得采购只能按预先设定的流程节点和顺序进行,从而确保了“权力在阳光下运行,管理在网络上透明”,保障了流程规范的执行。
    三是遵循市场规律、简化采购操作流程。在充分考虑科研规律、管理规律的同时,积极遵循市场规律,对采购进行有效引导和监管。在采购管理方式上,继续采用采购课题组自行采购的模式,以满足科研工作的个性化需求,同时通过管理平台对全部采购信    息实行公开,引导研究人员优化采购行为,防范可能发生的廉洁风险(见图1:上海药物所试剂、耗材采购流程图)。在供应商管理上,针对优质供应商开通绿色通道。供应商直接与研究所统一结账,节省了研究组录入采购申请信息和进行分散报销的手续。
    四是加大对审批和验收环节的风险控制力度。通过网络管理平台,课题组长不审批,流程即停滞在申请阶段,采购、验收等任何一个环节都不能进行,这就最大限度地保证了流程执行的刚性,解决了管理滞后问题;建立网上虚拟仓库,同时在两个园区分别设立专门的验收点,验收人员在网络平台上完成出入库手续,研究组从验收点领取货品。
    五是加大新制度、新手段的推行力度。为推行内部控制的新制度、新手段,一方面,在PMS系统推行过程中,采购管理实现了从“自由”到“约束”的转变,面对科研人员认为是“制造麻烦”、“影响科研”等压力,上海药物所领导班子以身作则,发挥了示范作用。
    另一方面,科研、纪监、监审部门通过明确部门责任实现部门间的    无缝对接、良性互动,进而提升内控工作效率。
   
提高风险防范效能
    通过科技手段支撑制度流程的管理方式,有效解决了实际工作中的难题,提高了风险防范的效能。
    一是通过对各个工作节点的刚性约束和监督,杜绝了人为因素造成的执行偏差。审批环节的把关作用得到进一步发挥,使采购符合科研需求,价格日趋合理;验货环节基本保障了试剂、耗材的第一时间验收,实现了货物、账目、合同一致,较好地解决了采购真实性问题。
    二是明确了各个环节责任主体应履行的职责。各环节的责任主体在管理平台上只能履行自身职责,不能代替其他责任人,每个环节都可问责。角色不同,权限不同,进入管理系统的操作页面和履行的职责不同。平台将各个环节责任主体应履行的职责在相应的操作页面进行提示,使职责明确、责任明晰。
    三是采购流程网上运行使采购信息实现了公开和共享。每个    课题组采购的货品、价格、数量、供货商等信息都在采购管理平台上公布公开、接受监督,这对不廉行为产生压力,可达到使其“不敢为”的效果。
    四是信息技术改变管理方式和手段,管理从传统型向共享型、精细化转变。管理平台全天候开放,相关表单、凭证的生成,以及数据的汇总、筛选和分析等都由管理系统完成,解决了管理工作为科学研究提供良好服务的问题。
    五是网络化的管理手段实现了纪检监察部门与业务部门的信息共享。纪检监察部门可随时了解全部采购数据和信息,监督采购运行,分析采购运行状态,从而把监督渗透到采购流程运行的各个环节,及时进行预警和处理。
    下一步,中科院将在院内全面推行“制度+科技”的试剂、耗材管理模式,并积极探索将这一内控模式从“试剂、耗材采购”向其他重点和高风险领域扩展的可行性。重点探索大型仪器设备科目、差旅费等重点科目实施网络化管理的可行性,力争将科研经费管理的重点风险设置在可控范围内。

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