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江西烟草财务信息化技术运用之道

    “信息化在财会工作中发挥的作用真是太大了,不仅仅是我们好帮手,更是企业的好管家。”这朴实的一句话,是江西烟草财务人员对信息化在财会工作中发挥作用的评价。中国烟草总公司江西省公司(下称“江西省烟草公司”)总会计师陈建辉一直将“好用、实用、管用”作为信息化在财务工作中运用的着眼点。江西省烟草公司通过管理创新和技术创新,运用信息化技术,将财务管理中的难点变成了亮点,形成了“管控融合”的新模式。
    从1997年到2013年,江西省烟草公司从“甩掉”手工账到完成“核算、预算、资产、资金”4个信息子系统的运用,信息化技术已基本覆盖财会管理工作的方方面面。江西省烟草公司针对当前财务管理工作的难点问题,以财务信息化专项课题组模式,面向问题研究如何利用信息化技术,将管理的思维和制度融合到系统中,通过信息化技术的自动控制将管理思维和制度落地。近年来,在卷烟货款结算平台项目、资金监管系统电子审批优化项目、实物资产现场管理项目等方面进行了探索和创新。
    
    卷烟货款核对由“难”到“易”
    “前几年,当赣州市卷烟零售户网上自主结算率达到67%后,手工进行货款核对的难度特别大。”赣州市烟草公司配送中心综合部钟冬平说,收集和整理银行当日纸质进账单花费将近2个多小时,上系统查询10多个报表进行对应进账单的数据汇总花费将近3个多小时,逐个筛选查找出差异客户需要接近半天的时间,有时遇到复杂情况还需通过银行查找。
    手工对账耗时耗力,而且不够精确,赣州市烟草公司配送中心综合部股长黄燕说:“手工对账,当货款有差额时,要花费大量时间查找问题。”尤其是近年来,随着网上自主支付的开展,支付方式的多样化带来了进账时间的差异化。江西省烟草公司财务处处长谭俊说,4种结算方式分别在不同的时间进账,而银行进账单金额是按日累计进账,导致每日进账流水包含了多个订单日的订单,数据错综复杂。
    如何提高卷烟货款结算和准确率,提升货款核对的效率呢?对此,江西省烟草公司专门成立了课题组,研究、分析问题,运用信息化手段,创新管控模式,形成了脉络清晰、操作简单的卷烟货款结算平台。
    “原来只有批量代扣、POS机刷卡和现金3种收款方式时,将这3种方式的银行进账单加总后,即可同订单生成日的销售报表进行直接核对。”江西省烟草公司财务处副处长陈昱说,现在新增网上直通和烟草“易付”,特别是烟草易付和批量代扣开始跨行结算后,再用手工就无法进行银行进账单与销售日报的直接核对了。
    课题组经过分析,梳理了对账过程中的3个流水,即订单流水、支付流水、进账流水。“信息在订单、支付、进账流水中进行传递,当传递结束且3个流水金额一致时,则说明这笔订单货款正确;如果没有传递完整或是金额不一致,则说明这笔订单货款不正确。”陈昱说,要把货款核对清楚,就要利用信息化技术在系统中监管这3个流水的完整性和一致性。
    “利用信息化技术在系统中建立每种结算渠道3个流水的一一对应关系,这是监管3个流水的完整性和一致性的前提。”江西省烟草公司财务系统管理员周昊说,系统可按每日订单去检查3个流水的对应情况。
    作为课题的试点单位,赣州市烟草公司副经理于继成说:“通过信息化技术方案实现卷烟货款的电子对账思路,卷烟货款的核对变得容易了,解决了工作中的难题。”“电子对账功能的实施,对保障资金安全很有用,货款核对变得容易了。”赣州市烟草公司配送中心主任吴军书说。
    对此,陈建辉说,以信息化手段支撑的电子对账,完善了资金内部安全控制,堵住资金管理漏洞,及时发现差错事故,防范涉及卷烟货款的经济案件,可以保障企业、银行、客户三方资金安全。
    
    资金审批化“繁”为“简”
    说起资金审批,很多财务人员都会深有感触,就是一个“繁”字。为了将管控做到位,很多企业都将流程设计的颇为繁琐,然而成效未必明显。
    宜春市烟草公司财务科科长皮惠琼告诉记者,《江西烟草资金监管系统电子审批优化方案》在宜春完成试点工作后,通过审批方式的改变和审批设备的创新,实现了资金审批流程的“单轨制”,流程理顺了,不仅领导电子审批操作简便、直观高效,财务人员的工作效率也提高了。
    “资金监管系统上线运行后,在全省系统反响不小。为保障资金安全,资金支付必须在资金监管系统中进行审批确认,但原有的手工审批流程还又继续保留。”    陈昱说,双线审批的审批方式,在一段时间内或多或少增加了大家的工作量。
    课题组经过研究分析,认为任何管理工作要实现信息化,均要经过手工阶段、手工与信息化并行阶段以及信息化3个阶段。手工与信息化并行阶段只应是个过渡阶段,用电子审批基本取代手工审批,实现支付审批由“双轨制”向“单轨制”的转变,成为资金监管系统优化的核心内容。
    “不看到纸质单据就审批,心里不踏实。”宜春市烟草公司总经理詹国华认为,本着负责任的态度,纸质单据不能完全摒弃。
    领导既要电子审批又要看到纸质单据,怎样才能化“繁”为“简”呢?“经过反复探讨,我们保留现场审看纸质单据,纸上审批改为电子审批,即审看完单据后,不在单据上签字,直接进行电子审批。”陈昱说,“我们通过创新思维,与相关公司联合研发了一台结合二维码和指纹识别的电子审批办公终端。通过该设备,领导在审看纸质单据后,可扫描二维码在系统中定位需要审批的单据,领导登录系统和进行电子审批时,按指纹即可完成。”宜春市公司副经理甘明说,审批设备的使用,使操作直观、简便、高效。
    “现在,出差也不耽误审批流程,流程顺了,资金监管系统运行起来了,更能起到保障资金安全的作用。”
实物资产管理责任由“虚”到“实”
    江西省烟草公司信息中心实物资产管理员姜雯说,虽然固定资产、办公用品等都做过登记,但时间一长,登记的情况与实际的情况就会有些出入,要查清楚电脑使用的责任人是谁,很困难。
    “实物资产管理系统上线后,使用者的变动会在系统进行更新,登记情况与实际情况能相符了。”姜雯说,现在所有的资产都有明确的责任人。
    实物资产的职能管理部门认为,实物资产不仅数量大、种类多、使用周期长、存放地点散,还涉及到每个部门和员工,管好不容易。“实物资产管理不到位,究其根本原因是责任不明确。实物资产管理,找不到具体的责任人,也就会找不到资产。落实责任,特别是将责任落实到个人是做好实物资产管理的关键。”陈    建辉说。
    作为项目试点单位,萍乡市烟草公司财务科资产管理员袁河英有感而发,“系统上线后,每项资产从预算、购置、转移到处置等整个资产生命周期都有痕迹,特别是系统信息化扫码盘点功能,解决了多年来手工盘点的老大难问题,大大提高了工作效率。”萍乡市烟草公司纪检组长王利辉说:“原来总担心企业买来那么多资产,到底谁在管,去哪了,现在看着内容齐全的资产台账,总算是放下心了。”总结实物资产管理责任的“虚”到落到个人的“实”,课题组在实际工作中较好地落实了江西省烟草公司“管控融合”模式。
    “我们以个人为实物资产管理的最小管理单位,明确公司实物资产的责任直接到个人,特别是将部门共用资产和企业共用资产管理责任也具体落实到人,解决了过去管理缺位、责任不到位的问题。”陈昱说,公司建立以个人实物资产管理档案来作为管理责任的载体,给每人配备一个文件夹来管理个人实物资产档案。个人实物资产明细表、实物资产日常管理单据等,均经本人签字确认。这样可以让每个人都清楚自己正在使用和管理的企业实物资产名称、型号、数量、价值、投用时间等基础信息,明确自己的管理责任和义务,实现全公司实物资产责任明确,有据可查。
    现有的实物资产管理系统,支持个人实物资产明细表的盘点和打印。陈昱说,现有系统制定统一电子单据,通过单据内容及单据审批签字设置,将资产购置、转移、调动3个主流程及9个子流程在单据上直接进行体现和操作,通过单据将管理流程规范化、痕迹化。
    实物资产系统以“管理痕迹化、流程单据化”为主线,在资产日常管理中,形成无声的指挥,规范着每一个员工。周昊说,“这使实物资产管理规范的得到有效执行,让管理‘无死角’,让号令‘不间断’。”“实物资产管理系统,把事后的财会检查,提前到业务开始,用信息化手段让人自觉履行财会制度及规定。”谭俊认为。
    对此,陈建辉也表示,以信息化手段支撑的个人资产文件夹,有效地支撑公司实物资产管理的理念,改变了实物资产管理的现状,提升了资产管理水平。

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