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单位内控:量体裁衣实现信息化管控

 2012年底,财政部发布《行政事业单位内部控制规范(试行)》(下称《规范》),要求自2014年1月1日起,在行政事业单位全面施行。
    内控建设是建立高效、廉洁政府的必然选择。此规定的出台,也标志着以风险管控为目标的行政事业单位内控建设全面启动。
    行政事业单位通过风险梳理、制度建设,可以不断堵塞管理漏洞、查找管理盲区,降低管理的风险。如何将这些管理制度落实到位,实现真正的落地,并保持制度执行的连续性和一致性?答案包含两个方面,一是加强监督检查,另一个就是从源头把控,实现信息化管控。
    
行政事业单位内控离不开信息化管控
    行政事业单位开展内控规范化建设工作,信息化辅助手段是一次有益尝试,真正实现了内控规范建设成果落地。
    由于行政事业单位自身的性质和特点,开展信息化工作有其自身的意义,也同时面临着巨大挑战。可以说,通过发挥信息化的优势和特色,结合各单位实际需求,完善行政事业单位内控信息化管控是对单位内部规范化、标准化的有益提升。
    《规范》明确提出了用信息化手段加强内部控制的要求。《规范》第三章单位层面内控控制的第十八条指出“单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。
    对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为因素,保护信息安全。”今天信息化手段日新月异,为生产生活的各个方面带来了巨大的变化。信息化带给我们便捷、高效、丰富的数据资源。
    从行政事业单位来说,从关注资金使用的标准、程序,到越来越关注资金使用的效益。信息化管理手段在行政事业单位资金内控管理方面的突出意义,在于实现管理流程的固化,减少人为干扰。
    按照内控规范建设要求,单位内部在计划管理、合同签订、资金使用等方面都制定了相关的管理要求。由于人员业务熟悉程度或是责任心等,在具体的执行过程中,可能发生程序不对,权限不符等问题,加大资金审批的难度。
    通过实现信息化管控后,将管理制度嵌入到流程中,实现从“人控”到“机控”的转变。不论是经办人还是审批者,不论是新入职人员还是长期工作人员,都是管理链条中的一环,一视同仁,以制度约定好的流程办事。这样才能加强信息的沟通和更新,提升管理效率。
    这其中,信息系统使用后,审批的时间、质量都在系统中进行存储和记录,通过部门间的数据汇总,能够进一步强化效率。通过文件退件等记录也可与人员考核等衔接,强化工作责任感和工作态度。项目执行情况与年度计划的时时对接,加强了对项目执行的考核,及时发现执行中的问题,使项目部门提早预警、提早规划。同时,加强内部财务管理,保障工作开展。
        可以说,信息化系统上线后,对单位内部财务的管理是一次推进和宣传。以往对于经费申请材料、报销的要件、财务标准和要求,尽管财务部门加大宣传,但要求每一个经办人都了解和掌握并不现实,这就存在着事后单据不全、经费申请标准不清晰的问题。从系统中申请后,加强了提醒和提示功能,标准和要求都在申报同时明确,从事后补充前置到事前告知,更好地服务和保障了单位工作开展。
    
信息化管控面临的挑战
    信息化工具的使用体现了科学化、规范化的管理理念,但行政事业单位有其工作的特殊性和专业性,在使用过程中也面临着一些问题与挑战。
    对传统的纸质公文审阅模式有所突破。行政事业单位内部有使用纸质公文办事、批件的习惯和传统,多年来一直采取此种方式。无纸化办公在行政事业单位内部的推进需要一个过程,在实际工作中有其必然性和特殊性。因此这种审批方式的改变,需要单位领导者的决心和工作人员的支持,与单位内部信息化管理水平的整体推进也是密不可分的。
    与财政财务管理账务系统的关系和对接。单位内控系统主要涉及资金的审批和拨付,是一套内部管理审批系统。财务部门同时还需要面对财政支付平台及单位账务系统。账务系统是财务部门记账,反映财务情况的系统。财政支付平台是单位资金支付,反映指标余额的系统。而资金内控管理系统是体现单位内部管理、实现管控理念的一套系统。对于财务数据的反映,应以账务系统为准,对于内部管理需要,可以内控系统反映。但一定时间系统间适当的对照分析,也可为内部管理相互对照、发现问题提供一个渠道。
    信息化管理的安全和风险问题。从纸质审批方式转变为网上系统审批方式,对于管理中的一些风险点加强了控制,但同时信息化管理的安全和风险问题应运而生。
    信息化管控与现有管理的区别。信息化系统是将日常的管理语言,通过计算机语言翻译后反映出来。信息系统中一旦进行设定,将按照此种方式进行。我们在纸质审批中一些较容易处理解决的问题,可能在计算机程序下就显示出“繁琐”和“复杂”。比如审批意见的补充和修改,在系统中退件后逐级的签字都将失效,必须重新签署。
    总之,信息系统体现的是一种固化和标准,所有流程都将记录并按程序开展,没有任何跳跃或是近路可走,是缺乏弹性和灵活    度的。事实上,在一定程度上牺牲掉的“效率”、“便捷”,获得的是安全和保障。同时,由于信息化管控的这种特点,也同样要求在流程的设置上要优化审批流程,兼顾效率。
    
发挥信息化的优势和特色
    信息化手段是辅助单位内部管理的有效途径,是内部控制规范建设落地的有效保障。发挥信息化的优势和特色,结合单位实际需求,行政事业单位内控信息化管控是对单位内部规范化、标准化的有益提升。
    制度先行,手段辅助。信息化管理是一种手段,不是目的。管理的基础是制度建设,是内部管理。只有建好清晰的内部管理制度、资金审批制度、合同管理制度等各项制度基础,才能在此基础上谈到内控的信息化管控。信息化不是空中楼阁,是建立在单位管理的基础上的。
    因地制宜,量体裁衣。单位的性质不同,业务特点不同,资金组成不同,内部管理的重点也不同。内控建设在标准化的要求下,在核心管控理念的指导下,按照单位的实际管理进度开展。同样的,内控信息化的推进也要结合单位实际情况、单位现有管理需求、人员配备情况、资金保障情况等,有计划地开展。
    稳扎稳打,逐步完善。内控信息化不是一个简单的程序,需要在具体的工作中梳理、调整、适应、完善,找到适合单位管理需求、体现单位管理特色、把握单位管理风险的管理方式。在实际上线使用前需要开展大量的基础工作和调研工作,打好基础。但前期工作的准备不代表信息化管控是一劳永逸的。管理是永无止境的,内控信息化管控也同样,要随着管理要求的变化不断完善。

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